Caso de estudio · Enterprise SaaS · Web Platform

Convoca: rediseñar
la contratación pública
de España

Empresa
Savia by Berger Levrault
Rol
Lead Product Designer
Duración
3+ años
Equipo liderado
15 personas
Clientes
100+ organismos públicos
convoca.berger-levrault.es/procesos
Convoca - Listado de procesos
convoca.../mis-inscripciones
Mis Inscripciones
convoca.../inscripcion/paso-7
Inscripcion completada
+70%
Conversión en inscripciones
Ciudadanos que completaban el proceso de inscripción de principio a fin
+25%
Mejora de usabilidad
Medido con pruebas de usabilidad estructuradas antes vs. después del rediseño
40×
Más rápido
El proceso de inscripción pasó de días (presencial) a minutos (digital)
100+
Organismos públicos
Ayuntamientos, diputaciones y organismos de toda España usando la plataforma
El reto

Digitalizar la burocracia más resistente al cambio: el empleo público español.

Convoca es la plataforma líder en España para gestionar oposiciones y procesos selectivos de la Administración Pública. Millones de ciudadanos se inscriben a plazas de funcionario, bolsas de empleo y listas de sustitución a través de ella. El problema: la plataforma existente tenía una tasa de abandono altísima. Los ciudadanos llegaban, no entendían el proceso y se iban. Y los administradores pasaban horas gestionando incidencias que debían ser automatizadas.

📋
Formularios imposibles de completar El wizard de inscripción tenía 7 pasos con campos ambiguos, sin validación en tiempo real ni guía contextual. El 42% abandonaba antes de terminar.
🏛️
Lenguaje burocrático sin traducción "Provisión de puestos", "subsanación", "turno libre restringido"... Términos que los ciudadanos no entendían, sin ninguna ayuda contextual.
♿
Cero accesibilidad Una plataforma de la Administración Pública con obligación legal de cumplir WCAG 2.1/2.2 que no pasaba ni las validaciones básicas de contraste y estructura semántica.
📱
Diseño no responsive El 47% de los ciudadanos intentaba tramitar desde móvil. La plataforma rompía completamente en pantallas de menos de 1280px.
Contexto del proyecto
SectorAdministración Pública
UsuariosCiudadanos + Administradores RRHH
Tipo de productoSaaS Enterprise multi-tenant
PlataformaWeb responsive (desktop-first)
MetodologíaDesign Thinking + Agile / Scrum
Mi rolLead Product Designer · End-to-end
Equipo directo15 personas (design, dev, PM, QA)
AccesibilidadWCAG 2.2 · Nivel AA
15
Personas en el equipo lideradas
3+
Años de evolución continua
4
Productos en paralelo
125+
Devs coordinados en handoff
Mi proceso

Liderar un equipo de 15
sin perder el foco en el usuario.

El reto más grande de Convoca no era de diseño — era de liderazgo. Con 15 personas, 100+ clientes con necesidades distintas y la presión de la Administración Pública, mantener la visión centrada en el usuario requería proceso, comunicación y decisiones difíciles.

01
Discovery continuo · Trimestral
Research con ciudadanos y administradores en paralelo
Convoca tiene dos tipos de usuario radicalmente distintos: el ciudadano que se inscribe a una plaza (nervous, perdido, con fecha límite) y el administrador de RRHH que gestiona convocatorias (experto, eficiencia como prioridad). Cada trimestre hacíamos 2 rondas de research: entrevistas con ciudadanos en oficinas de empleo público y sesiones de observación con administradores. Los hallazgos alimentaban directamente el backlog de diseño y priorizaban sprints.
User Interviews Contextual Inquiry Analytics (GA4 + Hotjar) Heuristic Evaluation
02
Workshop con stakeholders · Antes de cada gran rediseño
Alinear negocio, legal y usuario antes de abrir Figma
En la Administración Pública, el diseño tiene un tercer factor que las startups ignoran: los requisitos legales. Cada pantalla de inscripción tiene implicaciones jurídicas (LOPD, Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo). Mi proceso incluía workshops de 3 días con legal, producto y los técnicos de las administraciones cliente antes de diseñar cualquier flujo nuevo. Esto evitó 6 rediseños costosos a lo largo del proyecto porque los requisitos legales estaban integrados desde el día 1, no como parche al final.
Design Sprint Stakeholder Workshops Legal & Compliance Review Crazy 8s
03
Design System · Desde el mes 3
Un sistema que escala con 100+ variaciones de cliente
Cada ayuntamiento o diputación quería su branding. Sin un sistema de diseño robusto, cada cliente nuevo era un proyecto de customización desde cero. Diseñé el Sistema de Diseño de Convoca con tokens de theming (color, tipografía, espaciado) y una arquitectura de componentes en 3 capas: base → tema → cliente. El resultado: añadir un cliente nuevo pasó de 3 semanas de trabajo de diseño a 2 días de configuración de tokens. Este sistema escaló a 100+ clientes sin degradar la consistencia.
Design System Design Tokens Multi-tenant theming Component Library
04
Accesibilidad · No negociable desde el inicio
WCAG 2.2 AA: del requisito legal a la ventaja competitiva
La Administración Pública tiene obligación legal de cumplir WCAG 2.1 (y progresivamente 2.2). Lo que empezó como un requisito de compliance terminó siendo una ventaja competitiva: Convoca fue de las primeras plataformas del sector en obtener certificación WCAG 2.2 AA, lo que abrió puertas en organismos como la Administración General del Estado y las CCAA. Implementé un proceso de revisión de accesibilidad en cada sprint: automated checks con Axe, manual audit mensual y pruebas con lectores de pantalla con usuarios reales con discapacidad visual cada trimestre.
WCAG 2.2 AA Axe DevTools Screen Reader Testing Color Contrast Audit
Vista principal · Ciudadano

El catálogo de oposiciones:
información densa, UX clara.

La pantalla principal agrupa convocatorias, bolsas de empleo, provisión de puestos y oferta de empleo público en una sola vista filtrable. El reto era mostrar mucha información — fechas, plazas, estado, documentos — sin abrumar al ciudadano que llega sin contexto técnico.

🔍
Decisión de diseño clave
Los filtros en sidebar fijo, no en modal: más uso, menos fricciones
Los analytics mostraban que los ciudadanos llegaban con búsquedas muy concretas: "quiero oposiciones C1/C2 abiertas para funcionario". Con filtros en modal, la tasa de uso era del 12%. Rediseñé la página con sidebar de filtros siempre visible (en desktop) con persistencia de estado entre sesiones. El uso de filtros subió al 67% y el tiempo hasta encontrar el proceso buscado se redujo un 58%.
convoca.berger-levrault.es · Listado de procesos
Listado de procesos - Convoca
Sidebar de filtros persistente — tipo de proceso, período de inscripción, tipo de personal y grupo. Filtros con contador de resultados en tiempo real
Cards de proceso con toda la información crítica — plazas, fechas de presentación, subsanación y méritos. Estado visual claro (Finalizado, Abierto)
Documentos integrados en el listado — bases de convocatoria, listas admitidos/excluidos y puntuaciones accesibles sin entrar al detalle
Flujo crítico · Inscripción wizard

El wizard que subió la conversión
un 70%.

El proceso de inscripción era el flujo más crítico y el más roto. 7 pasos, campos confusos, sin feedback de progreso y sin guardar el estado. Diseñé un nuevo wizard desde cero — mismo número de pasos, completamente redefinidos en lógica, lenguaje y validación.

convoca.../inscripcion · Paso 1 — Mis datos personales
Wizard paso 1
convoca.../inscripcion · Paso 7 — Confirmación
Wizard completado
Progress stepper siempre visible — 7 pasos etiquetados. El usuario sabe exactamente dónde está y cuánto le queda
Validación inline en tiempo real — los errores aparecen al salir del campo, no al intentar avanzar. Reducción del 73% en errores de formulario
Estado de éxito celebratorio — ilustración emocional + confirmación clara + dos CTAs con acciones concretas. El usuario termina sintiéndose bien, no aliviado
💡
El cambio que más impactó la conversión
Pre-rellenar los datos del DNI si el ciudadano ya estaba registrado
El mayor punto de abandono era el paso 1 (datos personales). Los ciudadanos que ya se habían inscrito anteriormente tenían que rellenar exactamente los mismos datos otra vez. Implementé pre-relleno automático de datos desde el perfil existente, con la posibilidad de editarlos. Este cambio solo aumentó la conversión del paso 1 del 48% al 91%. El coste de desarrollo fue de 3 días. El impacto, de +43 puntos porcentuales en ese paso.
Área personal · Gestión de inscripciones

El panel del candidato:
todo en un vistazo.

Una vez inscrito, el ciudadano necesitaba gestionar sus procesos activos: ver el estado, acceder al justificante, consultar sus datos y seguir las fases del proceso selectivo. Diseñé un área personal completa con historial, documentos y acceso a datos desagregados por pestaña.

convoca.../mis-inscripciones · Datos del candidato
Detalle candidato
convoca.../mis-inscripciones
Mis Inscripciones
convoca.../listas-de-sustitucion
Listas de sustitución
Vista de detalle con tabs — Datos del candidato / Requisitos / Méritos / Pago. Cada sección tiene su propio nivel de detalle sin sobrecargar la vista principal
Justificante de inscripción accesible — documento PDF de confirmación descargable desde el área personal, sin tener que buscarlo en el email
Listas de sustitución separadas — sección dedicada con fecha de creación, vigencia y acceso directo. Funcionalidad crítica para muchos organismos y poco visible en la versión anterior
♿
Accesibilidad · No negociable
WCAG 2.2 AA: convertir un requisito legal en ventaja competitiva

La Administración Pública tiene la obligación de garantizar acceso igualitario a todos los ciudadanos. Diseñé Convoca con accesibilidad integrada desde el primer componente: contrastes de color mínimo 4.5:1, estructura semántica HTML correcta, navegación por teclado completa en todos los flujos, etiquetas ARIA en formularios y testing mensual con lectores de pantalla (NVDA, VoiceOver). Convoca fue de las primeras plataformas del sector en obtener certificación WCAG 2.2 AA, diferenciándola de los competidores en licitaciones públicas.

WCAG 2.2 AA Contraste 4.5:1+ Teclado navigation ARIA Labels Screen Reader testing 100+ clientes certificados
Resultados

3 años de trabajo.
Resultados que se miden.

🏆
+70%
Conversión en inscripciones
Del 28% inicial al 47% final — medido como ciudadanos que completaban el proceso de inscripción completo, de inicio a justificante.
+25%
Mejora de usabilidad
Medido con System Usability Scale (SUS) antes y después de cada iteración mayor. Pasamos de 58 (por debajo de la media) a 73 (bueno).
40×
Velocidad de proceso
El proceso de inscripción pasó de 2–3 días (desplazamiento físico + formulario en papel) a 4–7 minutos online. Para 100+ organismos.
⚙️
3×
Velocidad de onboarding de nuevos clientes
El Design System con tokens de theming redujo el tiempo de integrar un nuevo organismo público de 3 semanas a 2 días. El equipo pasó de 2 integraciones/mes a 6.
🎯
-73%
Errores en formularios
La validación inline y el pre-relleno de datos redujo drásticamente los errores de formulario y las incidencias al servicio de atención al ciudadano de los organismos clientes.
📢
AA
Certificación WCAG 2.2
Primera plataforma del sector en obtener certificación formal. Esto se convirtió en un criterio diferencial en licitaciones públicas y abrió puertas en organismos de mayor escala como la AGE.
Aprendizajes

Lo que 3 años
y 100 clientes enseñan.

Convoca fue mi escuela de liderazgo de diseño. Con escala real, con restricciones legales reales y con usuarios que iban desde ciudadanos de 70 años hasta técnicos de RRHH con 20 años de experiencia en administración.

01
Liderar diseño no es hacer más diseño — es crear las condiciones para que el equipo diseñe bien
Con 15 personas, mi trabajo principal pasó de diseñar a revisar, desbloquear y alinear. La mejor cosa que hice fue crear ritmos claros: design review semanal, critique mensual y retrospectiva trimestral. Eso liberó a los diseñadores para ir más rápido y con más autonomía.
02
En administración pública, el usuario tiene miedo a equivocarse
A diferencia de una app de e-commerce donde el error es reversible, inscribirse mal a una oposición puede tener consecuencias legales. Diseñar para ese nivel de ansiedad requirió un estándar de claridad, confirmación y reversibilidad mucho más alto que en cualquier otro producto que haya diseñado.
03
Los sistemas de diseño no son un proyecto — son un producto en sí mismos
El Design System de Convoca empezó como "vamos a ordenar los componentes" y terminó siendo la infraestructura que permitió escalar a 100+ clientes sin degradar calidad. Requirió ownership, versioning, documentación y comunicación constante con desarrollo — exactamente igual que un producto.
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